Что такое Paperless?

Paperless

Paperless – сервис для компаний и предпринимателей по обмену документами между собой в электронной форме.

Теперь Вы можете легко подписывать при помощи электронно-цифровой подписи и хранить свои договоры, акты и другие документы в электронной, а не бумажной форме. Полностью отвечает украинскому законодательству!

Чем Paperless лучше, чем бумажные документы?

С бумажными документами

• Вы тратите час на пересылку и подписание документов на бумаге
• Вы тратите деньги на бумагу и курьерские услуги
• Беспорядок! Документация хранится в бесконечных папках и шкафах

С Paperless

• Вы подписываете документы при помощи электронно-цифровой подписи, не тратя времени
• Вы отправляете и подписываете документы так же легко, как e-mail
• Документы структурированы и хранятся в надежном месте

Как подписать документ с контрагентом через Paperless

• Загружаете документ.
• Подписываете своей электронно-цифровой подписью (Нет ключа ЭЦП? Получить).
• Набираете e-mail Вашего контрагента.
• Он получает сообщение о том, что ему пришел подписанный документ.
• Ваш контрагент также подписывает документ, о чем Вы получаете сообщение.
• Документы всегда доступны Вам и Вашим партнерам для просмотра/печати, а также для отправки в государственные органы.

Надежно

Все документы хранятся на надежных серверах в зашифрованном виде.

Законно

Согласно Закону Украины «Об электронно-цифровой подписи», документы, подписанные ЭЦП, имеют такую же юридическую силу, как бумажные с подписью и печатью.

Выгодно

Вы не тратите деньги на печать, хранение и пересылку документов и значительно ускоряете свой документооборот.

Отзывы клиентов

«Уже где-то полгода, как внедрили в «Фундация.101» электронный документооборот при помощи сервиса от ПриватБанка «Paperless». Теперь, когда кто-то из контрагентов просит проставить обычные подпись и печать на бумажном документе вместо ЭЦП, мне кажется это какой-то дикостью :)»

Богданович Андрей Яковлевич, гражданская организация «Фундация.101»

Часто задаваемые вопросы

Сколько стоит сервис?

С целью развития электронного документообмена в Украине сервис Paperless предоставляется бесплатно независимо от количества загруженных документов.

Этот сервис только для клиентов ПриватБанка?

Нет, им может пользоваться кто угодно.

С какими ключами ЭЦП работает Paperless?

Сервис работает корректно с ЭЦП всех основных АЦСК Украины, включая ключи, выданные Фискальной службой, Министерством юстиции, ПриватБанком и др.

Какое необходимо программное обеспечение, чтобы работать с Paperless?

Чтобы просматривать документы и подписи, которые на них наложены, не нужно никакое программное обеспечение. Чтобы наложить подпись, Вам нужно будет установить приложение для браузера (при регистрации просто придерживайтесь инструкций).

Насколько правомерным является использование ЭЦП для ведения документации?

Общие условия заключения хозяйственных договоров установлены ст. 179 Хозяйственного кодекса Украины, часть 7 которой ссылается на правила Гражданского кодекса Украины (далее – ГК) по порядку совершения сделок.

Исходя из содержания ч. 2 ст. 202 ГК, договор является многосторонней сделкой.

Формы сделки определены ст. 205 ЦК. Сделка может заключаться как устно, так и в письменной форме, а стороны имеют право самостоятельно определять форму сделки, если законом не установлена обязательная форма для определенных видов сделок.

Сделки между юридическими лицами, согласно ст. 208 ГК, следует заключать в письменной форме.

Требования по письменной форме установлены в ст. 207 ГК, а именно: содержание сделки должно быть зафиксировано в одном или нескольких документах (в том числе в электронных), которые подписаны сторонами (скрепление печатью – по договоренности сторон).

Следует обратить внимание, что Гражданский кодекс отождествляет письменную и электронную форму заключения сделки (ст. 205 ГК), а подписание и скрепление печатью электронного документа регламентированы Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – ЗУ «Об ЭД») и Законом Украины «Об электронной цифровой подписи» (далее – ЗУ «Об ЭЦП»).

В определении понятия «оригинал электронного документа» в ст. 7 ЗУ «Об ЭД» электронная цифровая подпись приравнивается к собственноручной.

ЗУ «Об ЭЦП» устанавливает определенные требования признания ЭЦП равным собственноручной подписи: ЭЦП подтверждено с использованием действующего на момент наложения подписи усиленного сертификата ключа, которому отвечает личный ключ подписывающего, при помощи надежных средств цифровой подписи.

Исходя из приведенного, заключение юридическими лицами хозяйственных соглашений в электронной форме с использованием сторонами ЭЦП является полностью правомерным.

Можно ли использовать документы в электронной форме как доказательство в судебных делах?

Да. Для этого в суд подается копия электронного документа и распечатывается отчет о проверке этого документа. Копии этих документов следует заверить в соответствии с требованиями процессуального законодательства и правилами делопроизводства, а именно: сделать отметку «КОПИЯ» в верхнем правом углу первого листа каждого из документов, а также заверяющую надпись «Согласно оригиналу» с указанием наименования должности, фамилии и инициалов лица, которое заверило копию (подпись лица скрепляется печатью предприятия или его структурного подразделения).

Суды сами должны использовать ЭЦП при опубликовании копий судебных решений на официальном сайте Единого государственного реестра судебных решений. Так, пунктом 12 Порядка ведения Единого государственного реестра судебных решений, утвержденного Постановлением КМУ от 25.05.2006 г. № 740, установлено следующее: «12. Суды отправляют администратору Реестра копии всех судебных решений исключительно в электронной форме с использованием автоматизированной системы документооборота суду с использованием электронной цифровой подписи, что предшествует выдаче копии судебного решения», «электронная копия судебного решения – составленный в суде в виде электронных данных идентичный судебному решению с документарной информацией и реквизитами электронный документ, заверенный электронной цифровой подписью лица, подписавшего указанное решение, который может быть превращен электронными средствами в визуальную форму».

У меня нет ключа ЭЦП. Что делать?

Если Вы частный предприниматель или руководитель юрлица, то наиболее вероятно, что ЭЦП у Вас есть (ведь отчетность в налоговую службу можно сдавать только в электронной форме при помощи ЭЦП). Если у Вас нет ключа ЭЦП, то проще всего его получить в Приват24 (когда Вы будете регистрироваться в сервисе, просто следуйте инструкции).

Необходимо ли дополнительно согласовывать со своими партнерами переход на электронно-цифровую подпись при заключении сделок?

Право использования сторонами электронной цифровой подписи при заключении сделок в электронном виде предусмотрено Гражданским кодексом Украины, ЗУ «Об электронной цифровой подписи» и ЗУ «Об электронных документах и электронный документооборот» и другими нормативно-правовыми актами Украины, согласно которым использование ЭЦП не требует дополнительного согласования в договоре.

Предусматривается ли через сервис « Paperless» подача отчетов в электронной форме в контролирующие органы?

Нет. Этот сервис для обмена официальной документацией между партнерами (частные предприниматели и юрлица) в электронной форме.

Какое необходимо программное обеспечение, чтобы работать с Paperless?

Чтобы просматривать документы и подписи, на них наложенные, не нужно никакое программное обеспечение. Чтобы наложить подпись, Вам нужно будет установить приложение для браузера (при регистрации просто следуйте инструкциям).

Будет ли ПриватБанк или другие организации как-то использовать информацию документов, которые я храню на Paperless?

Нет, конечно. Но если Вы хотите дополнительно защитить себя, рекомендуем загружать файлы в зашифрованном паролем виде. Такой файл может создать даже Microsoft Word, и Paperless предоставит возможность расшифровать файлы локально в браузере перед подписанием или просмотром.

Насколько безопасно хранение документов на серверах Paperless?

Все документы хранятся в трех экземплярах на независимых серверах, следовательно, мы даем фактически 100-процентную гарантию, что с этими документами ничего не случится. Кроме этого, для дополнительного страхования Вы можете на всякий случай загружать документы себе на компьютер. Также планируется в ближайшее время добавить возможность синхронизации документов с сервисами Dropbox и GoogleDrive.

Можно ли использовать документы с ЭЦП в судебных делах так же, как бумажные?

Да. Для этого в суд подается копия электронного документа и распечатывается отчет о проверке этого документа. Копии этих документов следует заверить в соответствии с требованиями процессуального законодательства и правилами делопроизводства, а именно: сделать отметку «КОПИЯ» в верхнем правом углу первого листа каждого из документов, а также заверяющую надпись «Согласно оригиналу» с указанием наименования должности, фамилии и инициалов лица, заверившего копию (подпись лица скрепляется печатью предприятия или его структурного подразделения).

Можно ли в сервис «Paperless» заходить из аккаунта Paperless?

Пока что нет. Для работы в сервисе « Paperless» Вам необходимо пройти отдельную простую регистрацию через e-mail.

Может ли этот сервис быть использован для подписания документов внутри предприятия?

Папка24 – это система документообмена, а не документооборота. В сервисе нет логики маршрутизации документов внутри организации. Сервис идеальный для обмена документами и подписания их при помощи ЭЦП между организациями.

В каких операционных системах будет доступен сервис « Paperless»?

Сейчас работают все основные десктопные ОС, то есть MacOS, Linux, Windows. Мобильные платформы пока не поддерживаются.

Как убедиться, что документ действительно подписан ключами?

Информация о подписи содержится в окне просмотра файла. ЭЦП формируется согласно приказу № 1236/5/453 и может быть проверена любым программным обеспечением либо сервисом, выполняющим этот приказ. Например, сервисы iGov.org.ua или АЦСК органов юстиции Украины.

Можно ли использовать документы, созданные в электронном виде?

Пунктом 2.3 главы 2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88, определено, что первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документооборота и законодательства в сфере ЭЦП.

Является ли электронная копия документа достаточной для предоставления налоговой инспекции при проверке?

Да, при условии наличия на документе ЭЦП.

Обязательно ли сохранять копии документов в бумажной форме для предоставления налоговой инспекции?

Нет, не обязательно. Однако по соответствующему требованию контролирующего органа может возникнуть необходимость изготовления бумажной копии документа.

Могу ли я сослаться на какое-либо официальное заключение, если с меня будут требовать бумажные документы в ходе проверки?

Да, Вы можете ссылаться на официальное письмо «УКРИНФОРМ» от 06.05.2016 г.

Как распечатать документ, чтобы было видно, что наложена ЭЦП?

На странице просмотра документа кликните на ЭЦП. Откроется информация о сертификате ЭЦП. Вы можете скопировать эту информацию и распечатать, если нужно.

Используется ли в сервисе при подписании сертификата печать?

Да, но обращаем Ваше внимание, что в соответствии с украинскими законами печать в документах не нужна, а наиболее вероятно является данью традициям.

Где будут храниться все входящие и исходящие документы?

Все документы хранятся в разделенном зашифрованном облаке на серверах сервиса «Папка24». Также Вы можете загружать и хранить документы на своем компьютере.

Почему загруженный документ с ЭЦП не открывается для просмотра?

Файл загружается в формате подписанных данных, который стандартизирован Приказом Министерства юстиции Украины и некорректно обрабатывается, если оригинал документа был сформирован в старом формате PDF либо с ошибками. Рекомендуем использовать документы в формате PDF/A. Если документ уже есть с такой проблемой, не беспокойтесь, это корректный документ, из него можно вытащить оригинальный документ или открыть его в браузере Firefox.

Показать все вопросы +15