Paperless – сервис электронного документообмена

для компаний, предпринимателей и даже физических лиц

Преимущества сервиса Paperless

Преимущества сервиса Paperless
  • Надежно. Все электронные документы в Paperless хранятся в зашифрованном виде на серверах банка.
  • Удобно. Документы можно структурировать по своему усмотрению. Например, по темам или контрагентам.
  • Доступно. Работать с документами можно круглосуточно из любой точки мира со смартфона, планшета, компьютера. Есть возможность подписать документ в электронном виде.
  • Бесплатно. В нашем сервисе нет затрат на печать, хранение писем, пересылку документов, что значительно ускоряет документообмен. Электронная подпись КЭП (раньше – ЭЦП) также бесплатная.
  • Автоматизированно. Интеграция с программными комплексами компании и возможность подписания документов через веб-интерфейс.
  • Законно. Подписание документа ЭЦП полностью отвечает украинскому законодательству. В соответствии с Законом Украины № 2155 «Об электронных доверительных услугах» документы, подписанные КЭП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные с подписью и печатью.

Инструкция по использованию сервиса

Как зарегистрироваться в Paperless

Шаг 1. Чтобы подписать документ онлайн, зайдите на сайт сервиса Paperless https://paperless.com.ua.
Шаг 2. Заполните форму регистрации и укажите:

  • Ф. И. О./наименование организации;
  • e-mail;
  • пароль для входа (минимум 6 символов).
Шаг 3. Нажмите кнопку «Зарегистрироваться».
Шаг 4. На e-mail будет отправлено письмо. Чтобы подтвердить регистрацию, нажмите кнопку «Подтвердить».

Как создать и подписать документ

Шаг 1. В личном кабинете нажмите кнопку «Загрузить», выберите файл на компьютере или перетащите его в окно браузера в формате DOC, DOCX, ODT, RTF, XLS, XLSX, PDF. Документы пройдут конвертацию и отобразятся в Paperless в формате PDF.

Шаг 2. Откройте документ и нажмите кнопку «Подписать» в правом верхнем углу. Подпишите одним из предложенных способов: SmartID, КЭП или УЭП.

Подробнее – в инструкции.

Как отправить документ контрагенту?

Шаг 1. Откройте нужный документ.

Шаг 2. Нажмите кнопку «Предоставить доступ».

Шаг 3. Введите e-mail адресата/контрагента/партнера.

Адресат получит сообщение на почту о создании документа.

Вы также получите сообщение на почту после того, как контрагент подпишет документ или оставит комментарий.

Действия с несколькими документами одновременно

В личном кабинете можно выбрать несколько документов из списка. Вам будут доступны следующие действия:

  • удаление документов;
  • присвоение ярлыка;
  • отправка контрагенту;
  • подписание;
  • загрузка.

Факты в цифрах

6 лет

существования сервиса

200 тысяч

документов подписано за месяц

116 тысяч

пользователей

Онлайн-сервисы ПриватБанка

«Приват24 для бизнеса»

«Приват24 для бизнеса»

Инструмент для управления финансами вашего бизнеса.

Управляйте деньгами круглосуточно в любой точке мира.

Подробнее
Квалифицированная электронная подпись SmartID

Квалифицированная электронная подпись SmartID

SmartID – это квалифицированная электронная подпись, которая является аналогом вашей собственноручной подписи. Она хранится в защищенном облачном хранилище. Полностью отвечает требованиям Закона Украины № 2155 «Об электронных доверительных услугах».

Подробнее
Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО)

Создание и обмен документами онлайн.

Регистрация налоговых накладных в Едином реестре (ЕРНН).

«Инвойсинг» в интернет-банкинге и мобильном приложении «Приват24 для бизнеса».

Получение информации о расчетах с бюджетом.

Подробнее
Электронная отчетность

Электронная отчетность

Создавайте и отправляйте электронную отчетность и налоговые декларации в органы контроля.

Бесплатно для ФЛП и юридических лиц.

Подавайте налоговые и другие отчеты онлайн в интернет-банкинге и мобильном приложении «Приват24 для бизнеса».

Подробнее
Интеграция

Интеграция

Бесплатный модуль обмена для бухгалтерских программ в «Приват24 для бизнеса» для учета и предоставления отчетности с такими же возможностями, как и у API «Автоклиента». Интеграция с Paperless.

Подробнее
Инвойсинг

Инвойсинг

Электронный документообмен для компаний, предпринимателей и физических лиц.

Сервис Paperless доступен даже без счета в ПриватБанке.

Подробнее

Часто задаваемые вопросы

Сколько стоит сервис?

В целях развития электронного документообмена в Украине сервис Paperless предоставляется бесплатно независимо от количества загруженных документов.

Этот сервис электронной подписи доступен только для клиентов ПриватБанка?

Нет, им может пользоваться кто угодно.

С какими ключами КЭП (УЭП) работает Paperless?

Сервис работает со всеми аккредитованными центрами по сертификации ключей Украины.

У меня нет ключа КЭП для подписания документа. Что делать?

Создайте бесплатную подпись SmartID.

Необходимо ли дополнительно согласовывать со своими партнерами переход на квалифицированную электронную подпись при заключении сделок?

Право использования сторонами квалифицированной электронной подписи при заключении сделок в электронном виде предусмотрено Гражданским кодексом Украины, Законами Украины «Об электронных доверительных услугах» и «Об электронных документах и ​​электронном документообороте», а также другими нормативно-правовыми актами Украины. Поэтому использование КЭП не требует дополнительного согласования в договоре.

Можно ли использовать документы из КЭП по судебным делам так же, как и бумажные?

Да. Для этого в суд подается копия электронного документа и распечатанный отчет о его проверке. Копии этих документов следует засвидетельствовать в соответствии с требованиями процессуального законодательства и правил делопроизводства, а именно: сделать отметку «Копия» в верхнем правом углу первого листа каждого из документов, а также надпись «Согласно оригиналу» с указанием должности, фамилии и инициалов лица, заверившего копию (подпись лица скрепляется печатью предприятия или его структурного подразделения).

Предусматривается ли через сервис Paperless регистрация налоговых накладных?

Нет, сервис предназначен для обмена официальной документацией между партнерами в электронной форме. Для регистрации налоговых накладных, получения информации о расчетах с бюджетом, создания и обмена документами онлайн попробуйте бесплатный сервис ПриватБанка «Электронный документооборот».

Можно ли загрузить/загрузить документы из своей учетной системы?

Да с помощью бесплатного сервиса «Интеграция».

Можно ли использовать этот сервис для подписания документов внутри предприятия?

Paperless – это система документообмена, а не документооборота. В сервисе отсутствует логика маршрутизации документов внутри организации. Сервис идеален для обмена документами и подписания их с помощью КЭП между организациями, но может пригодиться для быстрого подписания документов со своим сотрудником.

Как убедиться, что документ действительно подписан ключами?

Информация о подписях содержится в окне просмотра файла. КЭП формируется в соответствии с приказом № 1236/5/453 и может быть проверена любым программным обеспечением или сервисом, выполняющим этот приказ. Например, сервисами czo.gov.ua или АЦСК органов юстиции Украины.

Является ли электронная копия документа достаточной для предоставления налоговой инспекции в случае проверки?

Да, при наличии на документе КЭП.

Сколько подписей можно наложить на один документ?

Технически на документ можно наложить более 10 000 подписей.