paperless

Ви не витрачаєте гроші на друк, зберігання та пересилання документів
і значно прискорюєте свій документообіг.

Paperless

Paperless

Paperless сервіс для компаній та підприємців з обміну документами між собою в електронній формі.

Тепер Ви можете легко підписувати за допомогою електронно-цифрового підпису та зберігати свої договори, акти та інші документи в електронній, а не паперовій формі. Повністю відповідає українському законодавству!

Чим Paperless краща, ніж паперові документи?

Чим Paperless краща, ніж паперові документи?

З паперовими документами

  • Ви гаєте час на пересилання та підписання документів на папері
  • Ви витрачаєте гроші на папір і кур'єрські послуги
  • Безлад! Документація зберігається в нескінченних папках і шафах

З Paperless

  • Ви підписуєте документи за допомогою електронно-цифрового підпису, не гаючи часу
  • Ви надсилаєте та підписуєте документи так само легко, як e-mail
  • Документи структуровані та зберігаються в надійному місці

Як підписати документ з контрагентом через Paperless

  • Завантажуєте документ.
  • Підписуєте своїм електронно-цифровим підписом (Немає ключа ЕЦП? Отримати).
  • Набираєте e-mail Вашого контрагента.
  • Він отримує повідомлення про те, що йому надійшов підписаний документ.
  • Ваш контрагент також підписує документ, про що Ви отримаєте повідомлення.
  • Документи завжди доступні Вам і Вашим партнерам для перегляду/друку, а також для надсилання в державні органи.

Вiдгуки клiєнтiв

Уже десь півроку, як запровадили у «Фундація.101» електронний документообіг за допомогою сервісу від ПриватБанку «Paperless». Тепер, коли хтось з контрагентів просить проставити звичайні підпис та печатку на паперовому документі замість ЕЦП, мені здається це якоюсь дикістю :)

Богданович Андрій Якович, громадська організація «Фундація.101»

Поширенi питання

Скільки коштує сервіс?

З метою розвитку електронного документообміну в Україні сервіс Paperless надається безкоштовно незалежно від кількості завантажених документів.

Цей сервіс лише для клієнтів ПриватБанку?

Ні, ним може користуватись будь-хто.

З якими ключами ЕЦП працює Paperless?

Сервіс працює коректно з ЕЦП усіх основних АЦСК України, включаючи ключі, видані Фіскальною службою, Міністерством юстиції, ПриватБанком тощо.

Яке потрібне програмне забезпечення, щоб працювати з Paperless?

Щоб переглядати документи та підписи, які на них накладено, не потрібне жодне програмне забезпечення. Щоб накласти підпис, Вам треба буде встановити додаток для браузера (під час реєстрації просто дотримуйтесь інструкцій).

Наскільки правомірним є використання ЕЦП для ведення документації?

Загальні умови укладання господарських договорів встановлені ст. 179 Господарського кодексу України, частина 7 якої відсилає до правил Цивільного кодексу України (далі – ЦК) щодо порядку здійснення правочинів.

Виходячи зі змісту ч. 2 ст. 202 ЦК, договір є багатостороннім правочином.

Форми правочину визначені ст. 205 ЦК. Так, правочин може вчинятись як усно, так і в письмовій формі, а сторони мають право самостійно визначати форму правочину, якщо законом не встановлена обов’язкова форма для певних видів правочинів.

Правочини між юридичними особами, згідно зі ст. 208 ЦК, належить вчиняти в письмовій формі.

Вимоги щодо письмової форми встановлено в ст. 207 ЦК, а саме: зміст правочину має бути зафіксовано в одному чи декількох документах (у тому числі в електронних), які підписані сторонами (скріплення печаткою – за домовленістю сторін).

Варто звернути увагу, що Цивільний кодекс ототожнює письмову та електронну форму вчинення правочину (ст. 205 ЦК), а підписання та скріплення печаткою електронного документа регламентовані Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – ЗУ «Про ЕД») та Законом України «Про електронний цифровий підпис» (далі – ЗУ «Про ЕЦП»).

Так, у визначенні поняття «оригінал електронного документа» в ст. 7 ЗУ «Про ЕД» електронний цифровий підпис прирівнюється до власноручного.

ЗУ «Про ЕЦП» встановлює певні вимоги визнання ЕЦП рівним власноручному підпису: ЕЦП підтверджено з використанням чинного на момент накладення підпису посиленого сертифіката ключа, якому відповідає особистий ключ підписувача, за допомогою надійних засобів цифрового підпису.

Так, виходячи з наведеного, укладення юридичними особами господарських угод в електронній формі з використанням сторонами ЕЦП є повністю правомірним.

Чи можна використовувати документи в електронній формі як доказ в судових справах?

Так. Для цього до суду подається копія електронного документа та роздрукований звіт про перевірку цього документа. Копії цих документів слід засвідчити відповідно до вимог процесуального законодавства та правил діловодства, а саме: зробити відмітку «КОПІЯ» у верхньому правому кутку першого аркуша кожного з документів, а також засвідчувальний напис «Згідно з оригіналом» із зазначенням найменування посади, прізвища та ініціалів особи, яка засвідчила копію (підпис особи скріплюється печаткою підприємства або його структурного підрозділу).

Суди самі повинні використовувати ЕЦП під час викладення копій судових рішень на офіційному сайті Єдиного державного реєстру судових рішень. Так, пунктом 12 Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженого Постановою КМУ від 25.05.2006 р. № 740, встановлено таке: «12. Суди надсилають адміністраторові Реєстру копії всіх судових рішень виключно в електронній формі із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду з використанням електронного цифрового підпису, що передує видачі копії судового рішення», «електронна копія судового рішення – складений в суді у вигляді електронних даних ідентичний судовому рішенню за документарною інформацією та реквізитами електронний документ, засвідчений електронним цифровим підписом особи, що підписала зазначене рішення, який може бути перетворений електронними засобами у візуальну форму».

У мене немає ключа ЕЦП. Що робити?

Якщо Ви приватний підприємець або керівник юр. особи, то найімовірніше ЕЦП у Вас є (адже звітність у податкову службу можна здавати лише в електронній формі за допомогою ЕЦП). Якщо у Вас немає ключа ЕЦП, то найпростіше його отримати в Приват24 (коли Ви будете реєструватись у сервісі, просто дотримуйтесь інструкцій).

Чи необхідно додатково узгоджувати зі своїми партнерами перехід на електронно-цифровий підпис під час укладання правочинів?

Право використання сторонами електронного цифрового підпису під час укладання правочинів в електронному вигляді передбачене Цивільним кодексом України, ЗУ «Про електронний цифровий підпис» та ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» та іншими нормативно-правовими актами України, відповідно до яких використання ЕЦП не потребує додаткового погодження в договорі.

Чи передбачається через сервіс « Paperless» подання звітів в електронній формі в контролюючі органи?

Ні. Це сервіс для обміну офіційною документацією між партнерами (приватні підприємці та юр. особи) в електронній формі.

Яке потрібне програмне забезпечення, щоб працювати з Paperless?

Щоб переглядати документи та підписи, які на них накладено, не потрібне жодне програмне забезпечення. Щоб накласти підпис, Вам треба буде встановити додаток для браузера (під час реєстрації просто дотримуйтесь інструкцій).

Чи буде ПриватБанк або інші організації якось використовувати інформацію документів, які я зберігаю на Paperless?

Ні, звісно. Але якщо Ви хочете додатково захистити себе, рекомендуємо завантажувати файли в зашифрованому паролем вигляді. Такий файл може створити навіть Microsoft Word, і Paperless надасть можливість розшифровувати файли локально в браузері перед підписанням або переглядом.

Наскільки безпечним є зберігання документів на серверах Paperless?

Усі документі зберігаються в трьох екземплярах на незалежних серверах, тож ми даємо фактично 100-процентну гарантію, що з цими документами нічого не трапиться. Окрім цього, задля додаткового страхування Ви можете про всяк випадок завантажувати документи собі на комп'ютер. Також планується найближчим часом додати можливість синхронізації документів із сервісами Dropbox та GoogleDrive.

Чи можна використовувати документи з ЕЦП у судових справах так само, як паперові?

Так. Для цього до суду подається копія електронного документа та роздрукований звіт про перевірку цього документу. Копії цих документів слід засвідчити відповідно до вимог процесуального законодавства та правил діловодства, а саме: зробити відмітку «КОПІЯ» у верхньому правому кутку першого аркуша кожного з документів, а також засвідчувальний напис «Згідно з оригіналом» із зазначенням найменування посади, прізвища та ініціалів особи, яка засвідчила копію (підпис особи скріплюється печаткою підприємства або його структурного підрозділу).

Чи можна в сервіс «Paperless» заходити з акаунта Paperless?

Поки що ні. Для роботи в сервісі « Paperless» Вам необхідно пройти окремо просту реєстрацію через e-mail.

Чи може цей сервіс бути використаний для підписання документів всередині підприємства?

Папка24 – це система документообміну, а не документообігу. У сервісі немає логіки маршрутизації документів всередині організації. Сервіс ідеальний для обміну документами та підписання їх за допомогою ЕЦП між організаціями.

У яких операційних системах буде доступний сервіс « Paperless»?

Зараз працюють усі основні десктопні ОС, тобто MacOS, Linux, Windows. Мобільні платформи поки що не підтримуються.

Як переконатися, що документ дійсно підписаний ключами?

Інформація про підписи міститься у вікні перегляду файлу. ЕЦП формується відповідно до наказу № 1236/5/453 та може бути перевірений будь-яким програмним забезпеченням або сервісом, що виконують цей наказ. Наприклад, сервіси iGov.org.ua або АЦСК органів юстиції Україні

Чи можна використовувати документи, створені в електронному вигляді?

Пунктом 2.3 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, визначено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг та законодавства у сфері ЕЦП.

Чи є електронна копія документа достатньою для надання податковій інспекції в разі перевірки?

Так, за умови наявності на документі ЕЦП.

Чи обов'язково зберігати копії документів у паперовій формі для надання податковій інспекції?

Ні, не обов'язково. Однак на відповідну вимогу контролюючого органу може виникнути необхідність виготовлення паперової копії документа.

Чи можу я посилатися на якийсь офіційний висновок, якщо з мене будуть вимагати паперові документи в ході перевірки?

Так, Ви можете посилатися на офіційний лист «УКРІНФОРМ» від 06.05.2016 р.

Як роздрукувати документ, щоб було видно, що накладено ЕЦП?

На сторінці перегляду документа клікніть на ЕЦП. Відкриється інформація про сертифікат ЕЦП. Ви можете скопіювати цю інформацію та роздрукувати, якщо потрібно.

Чи використовується в сервісі під час підписання сертифіката печатка?

Так, але звертаємо Вашу увагу, що відповідно до українських законів печатка в документах не потрібна, а найбільш імовірно є даниною традиціям.

Де будуть зберігатися всі вхідні та вихідні документи?

Усі документи зберігаються в розподіленій зашифрованій хмарі на серверах сервісу «Папка24». Також Ви можете завантажувати та зберігати документи на своєму комп’ютері.

Чому завантажений документ з ЕЦП не відкривається для перегляду?

Файл завантажується у форматі підписаних даних, стандартизованому Наказом Міністерства юстиції України. Він некоректно опрацьовується, якщо оригінал документа було сформовано в старому форматі PDF або з помилками. Рекомендуємо використовувати документи у форматі PDF/A. Якщо документ вже є з такою проблемою, не переймайтеся, це коректний документ, з нього можна витягнути оригінальний документ або відкрити його в браузері Firefox.