Paperless – сервіс електронного документообміну

для компаній, підприємців і навіть фізичних осіб

Переваги сервісу Paperless

Переваги сервісу Paperless
  • Надійно. Усі електронні документи в Paperless зберігаються в зашифрованому вигляді на серверах банку.
  • Зручно. Документи можна структурувати на власний розсуд. Наприклад, за темами чи контрагентами.
  • Доступно. Працювати з документами можна цілодобово з будь-якої точки світу зі смартфона, планшета, комп'ютера. Є можливість підписати документ в електронному вигляді.
  • Безкоштовно. У нашому сервісі немає витрат на друк, зберігання листів, пересилання документів, що значно прискорює документообмін. Електронний підпис КЕП (раніше – ЕЦП) також безкоштовний.
  • Автоматизовано. Інтеграція з програмними комплексами підприємства та можливість підписувати документи через веб інтерфейс.
  • Законно. Підписання документа ЕЦП повністю відповідає українському законодавству. Відповідно до Закону України № 2155 «Про електронні довірчі послуги» документи, підписані КЕП, мають таку саму юридичну силу, як і паперові з підписом та печаткою.

Інструкція з користування сервісу

Як зареєструватися в Paperless

Крок 1. Щоб підписати документ онлайн, зайдіть на сайт сервісу Paperless https://paperless.com.ua.
Крок 2. Заповніть форму реєстрації та зазначте:

  • П. І. Б./найменування організації;
  • e-mail;
  • пароль для входу (мінімум 6 символів).
Крок 3. Натисніть кнопку «Зареєструватися».
Крок 4. На e-mail буде надіслано лист. Щоб підтвердити реєстрацію, натисніть кнопку «Підтвердити».

Як створити та підписати документ

Крок 1. В особистому кабінеті натисніть кнопку «Завантажити», виберіть файл на комп'ютері або перетягніть його у вікно браузера в форматі DOC, DOCX, ODT, RTF, XLS, XLSX, PDF. Документи конвертуються та відобразяться в Paperless у форматі PDF.

Крок 2. Відкрийте документ і натисніть кнопку «Підписати» у верхньому правому куті. Підпишіть одним із запропонованих способів: SmartID, КЕП або УЕП.

Детальніше – в інструкції.

Як надіслати документ контрагенту?

Крок 1. Відкрийте потрібний документ.

Крок 2. Натисніть кнопку «Надати доступ».

Крок 3. Введіть e-mail адресата/контрагента/партнера.

Адресат отримає на пошту повідомлення про створення документа.

Ви також отримаєте повідомлення на пошту після того, як контрагент підпише документ або залишить коментар.

Дії з декількома документами одночасно

В особистому кабінеті можна вибрати кілька документів зі списку. Вам будуть доступні такі дії:

  • видалення документів;
  • присвоєння ярлика;
  • надсилання контрагенту;
  • підписання;
  • завантаження.

Факти в цифрах

6 років

існування сервісу

200 тисяч

документів підписано за місяць

116 тисяч

користувачів

Поширенi питання

Скільки коштує сервіс?

З метою розвитку електронного документообміну в Україні сервіс Paperless надається безкоштовно незалежно від кількості завантажених документів.

Цей сервіс електронного підпису доступний лише для клієнтів ПриватБанку?

Ні, ним може користуватися будь-хто.

З якими ключами КЕП (УЕП) працює Paperless?

Ні, ним може користуватися будь-хто.

У мене немає ключа КЕП, щоб підписати документ. Що робити?

Створіть безкоштовний підпис SmartID.

Чи потрібно додатково узгоджувати зі своїми партнерами перехід на кваліфікований електронний підпис під час укладання угод?

Право використання сторонами кваліфікованого електронного підпису під час укладання угод в електронному вигляді передбачено Цивільним кодексом України, Законами України «Про електронні довірчі послуги» та «Про електронні документи та електронний документообіг», а також іншими нормативно-правовими актами України. Тому використання КЕП не потребує додаткового погодження в договорі.

Чи можна використовувати документи з КЕП у судових справах так само, як і паперові?

Так. Для цього до суду подається копія електронного документа та роздрукований звіт про його перевірку. Копії цих документів необхідно завірити відповідно до вимог процесуального законодавства та правил діловодства, а саме: зробити відмітку «Копія» у верхньому правому кутку першого аркуша кожного з документів, а також напис «Згідно з оригіналом» із зазначенням посади, прізвища та ініціалів особи, яка засвідчила копію (підпис особи скріплюється печаткою підприємства або його структурного підрозділу).

Чи передбачається через сервіс Paperless реєстрація податкових накладних?

Ні, сервіс призначений для обміну офіційною документацією між партнерами в електронній формі. Для інвойсингу (виставлення рахунків на оплату), реєстрації податкових накладних, отримання інформації щодо розрахунків із бюджетом, створення й обміну документами онлайн спробуйте безкоштовний сервіс ПриватБанку «Електронний документообіг».

Чи можна вивантажити/завантажити документи зі своєї облікової системи?

Так за допомогою безкоштовного сервісу «Інтеграція».

Чи можна використовувати цей сервіс для підписання документів всередині підприємства?

Paperless – це система документообміну, а не документообігу. У сервісі немає логіки маршрутизації документів всередині організації. Сервіс ідеальний для обміну документами та підписання їх за допомогою КЕП між організаціями, але може стати в пригоді для швидкого підписання документів зі співробітником.

Як переконатися, що документ дійсно підписано ключами?

Інформація про підписи міститься у вікні перегляду файлу. КЕП формується відповідно до наказу № 1236/5/453 та може бути перевірений будь-яким програмним забезпеченням або сервісом, що виконують цей наказ. Наприклад, сервісами czo.gov.ua або АЦСК органів юстиції України.

Чи є електронна копія документа достатньою для надання податковій інспекції у разі перевірки?

Так, за умови наявності на документі КЕП.

Скільки підписів можна накласти на один документ?

Технічно на документ можна накласти понад 10 000 підписів.