Фіскалізація чеків в e-commerce: що варто знати інтернет-магазинам
Продаєте онлайн? Тоді потрібна фіскалізація чеків.
Законодавство вимагає передавати дані про продажі в податкову, а покупці очікують прозорості. Як це зробити легко? Використовувати програмний РРО без касових апаратів та зайвих витрат.
Підключити ПРРО «Каса»
Що таке фіскалізація платежів?
Фіскалізація — це процес передання інформації про продаж у податкову службу. Якщо ви приймаєте платежі від клієнтів, потрібно реєструвати кожну операцію та видавати фіскальний чек.
Це можна зробити через програмний РРО (реєстратор розрахункових операцій) — онлайн-інструмент, який формує, зберігає та передає чеки автоматично.
Навіщо це потрібно?
- Законність — виконуєте вимоги законодавства.
- Прозорість — клієнти бачать підтвердження оплати.
- Автоматизація зменшує паперову роботу та виключає помилки.
Фіскалізація чеків: що вимагає закон?
В Україні підприємці, які приймають платежі від клієнтів, зобов’язані використовувати РРО або програмний РРО (ПРРО) для реєстрації продажів. Це стосується як фізичних магазинів, так і онлайн-бізнесу.
Кому потрібна фіскалізація?
- ФОП 2-4 групи, які продають товари чи послуги.
- Бізнес, що приймає платежі картками або готівкою.
- Онлайн-магазини, маркетплейси, служби доставки.
Що потрібно робити?
- Використовувати зареєстрований РРО або ПРРО.
- Видавати клієнтам фіскальні чеки (електронні чи паперові).
- Передавати дані про продаж у податкову службу.
З 1 березня 2025 року всі підприємці, які приймають платежі, мають видавати фіскальні чеки за оновленими вимогами.
Нові обов’язкові реквізити:
- Засіб оплати та валюта розрахунку.
- Паспортні дані покупця (для duty-free під час продажу алкоголю та тютюну).
- Оновлений QR-код для перевірки чека в системі РРО.
- Код автентифікації повідомлення (MAC).
- Вага та кількість тютюнових виробів, міцність та об’єм алкоголю (для duty-free).
- Сума решти.
Вилучені реквізити: номер ID-картки, підпис касира, підпис власника картки.
Фіскалізація онлайн-платежів та офлайн-: у чому різниця?
Фіскалізація для онлайн і офлайн-продажів працює майже однаково, але є і відмінності.
У фізичних магазинах, кафе чи аптеках касир пробиває чек через реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний РРО, після чого чек одразу передається клієнту в паперовому чи електронному вигляді.
В інтернет-магазинах чеки формуються електронно через ПРРО, а момент їх видання залежить від умов оплати: одразу після переказу коштів або після відправлення товару. Аби фіскалізація безготівкових платежів була автоматизованою, використовують інтегровані платіжні сервіси, які генерують фіскальні документи.
Етапи фіскалізації
Розповідаємо докладніше про процес.
- Спочатку підприємець реєструє РРО або програмний РРО (ПРРО) у податковій службі.
- Далі налаштовує його для коректного передавання даних про продажі.
- Під час розрахунку з клієнтом система формує чек із реквізитами, який передається в ДПС у режимі реального часу.
- Покупець отримує чек у паперовому або електронному вигляді.
- У разі онлайн-продажів фіскальний документ генерується після оплати або відправлення товару.
- Завершальний етап — збереження всіх даних про операції для звітності.
Що може піти не так із фіскалізацією?
Пояснюємо деякі типові помилки, яких варто уникати.
Чек не відправлено вчасно
Оплата пройшла, а чек не передали в ДПС? Це порушення. Кожен чек має фіскалізуватися одразу після оплати. Якщо є проблеми з інтернетом або ПРРО, варто перевірити налаштування та слідкувати за стабільною роботою системи.
Збої в інтеграції ПРРО
Неправильне підключення програмного РРО може призвести до того, що чеки не формуються або не передаються. Перед запуском усе потрібно протестувати, щоб уникнути збоїв у роботі.
Чек не дійшов до клієнта
Клієнт має отримати чек одразу після оплати — на email, у SMS чи месенджер. Якщо він не прийшов або відправлений некоректно, це може викликати питання і з боку покупця, і з боку податкової.
Автоматизуйте фіскалізацію з ПриватБанком
Щоби працювати за правилами, не потрібно витрачати час на складні налаштування.
Застосунок «Термінал»
Застосунок «Термінал» перетворює iPhone на повноцінний платіжний пристрій. Без додаткового обладнання. Приймаєте оплату, і чек одразу летить клієнту в месенджер, на email або через QR-код.
Усі різновиди безконтактних оплат і миттєва фіскалізація чеків. Застосунок доступний на iPhone та Android.
ПРРО «Каса»
Без черг, паперів і зайвих витрат. «Каса» працює на смартфоні чи комп’ютері, синхронізується з податковою та зберігає чеки онлайн. Підходить для магазинів, кафе, аптек, салонів, інтернет-продажів.
- безкоштовне рішення без касових апаратів;
- легке підключення без візитів до податкової;
- підтримання всіх видів оплат: картки, готівка, онлайн;
- цілодобова техпідтримка.
